Videoconferencia

Sistemas de videoconferencia: reunirse en la distancia

Numerosas ventajas de la videoconferencia

Los sistemas de videoconferencias se ha convertido en una parte importante en el mundo de los negocios de hoy en día, donde la distancia ya no es una barrera para la colaboración. Ya no necesitamos reunirnos físicamente para tomar decisiones, los intercambios a través de las pantallas son cada vez más sofisticados y cercanos a la realidad. Gracias a la videoconferencia, puede comunicarse y ver a sus colaboradores/socios sin importar en qué parte del mundo se encuentren. Incluso tener una comunicación fluida con sus clientes que nada tenga que envidiar a una reunión presencial.

Se requiere poco equipo para sus reuniones a distancia, dependiendo de sus necesidades y del presupuesto que desee invertir. Los principales elementos que necesitará son:

• Un micrófono y un altavoz, para poder intercambiar conversaciones con sus interlocutores
• Una cámara o webcam, para que se le pueda ver
• Una pantalla para ver a los demás participantes de la reunión. Esta pantalla puede ser la pantalla de su ordenador, o una solución externa

Gracias a los equipos de conferencias, ¡ganará en productividad a todos los niveles! Ahorrará tiempo y dinero, ya que no necesita viajar más (no más gastos de viaje o tiempo perdido en viajes), una gran ventaja si, por ejemplo, necesita reunirse frecuentemente con sus proveedores, filiales o empleados en teletrabajo. Al no tener que recorrer largas distancias, sus empleados también están más motivados y menos cansados, y pueden concentrarse mejor en sus tareas habituales. Finalmente, al reducir en medios de transporte, ayudará a reducir la huella de carbono y hará un pequeño gesto por el medio ambiente.

¿Cómo elegir el equipo de videoconferencia adecuado?

Hay elementos que puede tener en cuenta para que sus reuniones sean exitosas en todo momento:

Un sistema completo de videoconferencia, que puede incluir una cámara profesional, altavoces y micrófonos, por ejemplo. Este sistema puede denominarse "punto a punto" -permitirá entonces que 2 sitios diferentes se comuniquen entre sí- o "multipunto", es decir, para enlazar más de 2 sitios (hasta 10, según el modelo).

Un sistema de intercambio de contenidos: difunda fácilmente el contenido de todos sus dispositivos (PC/Mac, smartphones, tablets), para ilustrar más fácilmente lo que quiere decir durante sus reuniones. Varias personas pueden conectarse simultáneamente a este sistema inalámbrico y compartir su pantalla a la vez ¡Sus reuniones se vuelven más dinámicas en todos los sentidos!

Un sistema de reserva de salas: confíe en una herramienta de gestión de salas para no caer en programar 2 reuniones en la misma sala al mismo tiempo. Puede ver la disponibilidad de salas y las reuniones programadas y así reservar las plazas libres que le convengan.

Mobiliario para videoconferencias: habitualmente el sistema de videoconferencias requiere de un mobiliario especializado para organizar la sala de reuniones de la forma más ergonómica posible. Por ejemplo, fije una pantalla a la pared o a un mueble móvil, para que pueda moverlo por su sala como desee y sin ningún riesgo.

¿Qué criterios debe tener en cuenta al elegir su solución de videoconferencia?

La elección de su futuro equipo no debe hacerse al azar, depende en particular de varios criterios:

• El tamaño de la sala a equipar: el equipamiento no será el mismo según el tamaño de su sala de reuniones. Así pues, ofrecemos diferentes equipos adaptados a las salas individuales (salas y oficinas pequeñas, de 1 a 4 personas), a las salas medianas (hasta 12 personas) y a las salas grandes (más de 12 participantes). Si su sala de reuniones es pequeña, por ejemplo, el equipo de videoconferencia que se ofrece será ergonómico, diseñado para ocupar el menor espacio posible. Para limitar la presencia de cables, las cámaras, los micrófonos y los altavoces se integran en un único soporte, ocupando así menos espacio. También existen soluciones para salas virtuales (nubes) (software, etc.).
• Su presupuesto: este presupuesto dependerá del tamaño de su empresa y de la importancia de la visión dentro de su negocio. Para estimar el presupuesto que quiere invertir, puede estimar el ahorro global que hará en términos de transporte y ahorro de tiempo. Del mismo modo, si se trata de una empresa pequeña, no es necesario adquirir equipos altamente sofisticados, existen soluciones más baratas y adaptadas a sus necesidades.